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员工安全使用AI的工作守则
大多数团队其实早已在用 AI 助手，不管有没有人把规矩写下来。这谈不上危机，但确实是一个空白。有一套简短的共同守则，员工就能放心地使用 Claude 这样的工具，管理者也不必再担心什么内容被粘贴到了哪里。下面七条守则适用于大多数办公室团队。措辞可以按公司情况调整，核心意思保留，然后放在每个人都能找到的地方。
哪些内容绝不能放进对话
守则一：敏感数据一律不放，除非公司政策明确允许
以下信息默认不应粘贴到任何 AI 对话中：
- 客户或同事的个人信息（带地址的姓名、证件号码、健康或薪资信息）
- 任何形式的密码、访问码和密钥
- 尚未公布的财务数据
- 受保密协议约束或标注为机密的任何内容
唯一的例外是：公司为这类用途专门选择了合适的方案，并且有书面政策明确允许。两个条件都满足之前，这些内容一律不碰。一个好习惯：粘贴之前先问自己，这段文字原样发给外部合作方，我是否放心？如果不放心，就删掉，或者把具体信息换成「客户A」「金额X」这样的代称。对于匿名化后的版本，AI 助手通常一样能帮上忙。
用对账号，弄清设置
守则二：工作用工作工具，不用个人账号
请使用公司账号或公司批准的工具，而不是自己私下注册的个人账号。公司账号可以统一管理、审查，员工离职时也能关闭。个人账号做不到这些，公司也无从得知通过它分享过什么。
守则三：读一读所用方案的数据与隐私设置
同一家服务商的不同方案，对数据的处理方式可能不同。团队里应有一个人，最好是账号管理员，亲自阅读服务商针对你们实际使用方案的隐私设置和条款，并用一两句话写下其中关于对话内容的保存和使用是怎么说的。不要依赖同事的转述或网上文章的说法，包括本文。设置会变，所以每次续费或更换方案时都要重新核对。也建议向负责法律事务的同事咨询，了解当地个人信息保护法规如何适用于你们的情况。
结果由人负责
守则四：每一个事实、数字和名字都由人来核对
AI 助手擅长起草、总结和整理文字，但也可能非常自信地出错：数字看起来合理却是错的，名字差了一个字，引用的规定根本不存在。任何内容在离开团队之前，都要有人通读，并逐一对照原始资料核对每个事实、数字和名字。谁发出去，谁负责，不管初稿是谁或什么写的。
守则五：在重要场合说明用了 AI
内部邮件不必一一标注。但在涉及信任的场合，比如给客户的报告、正式公函、对外声明或具有法律效力的文件，应坦诚说明初稿由 AI 协助完成，并经人工审核。团队内部要商定这条界线划在哪里，免得大家各自揣测。
守则六：AI 不对人做决定
不要让 AI 助手独自决定录用谁、辞退谁、提拔谁、给谁打分或处分谁。它可以帮你整理笔记、起草结构化的评估表，或者总结一份长文档。判断和决定始终由人来做，因为人能说明理由，也要为此承担责任。
让守则容易执行
守则七：一份共享清单，一位咨询人，定期复盘
守则只有被找得到才有用。维护一个简短的共享页面，包含三部分：
- 允许的用途： 例如起草邮件、总结会议纪要、改写文字使其更清楚、准备报告初稿。
- 不允许的用途： 守则一中列出的内容，以及与你们工作相关的特殊事项。
- 问谁： 指定一位具体负责人，回答「这个能不能粘贴」之类的问题。
然后在日历上定好日期，每隔几个月复盘一次守则。工具在变，团队会摸索出什么做法有效，新问题也会不断出现。定期复盘的守则才能一直有用，写完就束之高阁的守则，迟早没人遵守。
想看看这些守则在具体岗位上怎么落地，可以读我们的文章《Claude 能为会计做什么》，其中结合这些边界介绍了日常工作中的用法。
可直接复制的检查清单
- 对话中不放客户个人信息、密码、未公布的财务数据或保密资料，除非我们的方案和书面政策允许。
- 只使用公司账号或经批准的工具。
- 我们已阅读所用方案的隐私设置和条款，并记录了要点。
- 任何内容离开团队前，都由人核对每个事实、数字和名字。
- 面向客户的文件和正式文件中，我们会说明 AI 的参与。
- AI 绝不独自对人做决定。
- 我们有一份共享的允许用途清单，并指定了咨询人。
- 我们每隔几个月复盘一次这些守则。
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