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社員のための安全なAI利用ルール
多くのチームでは、誰かがルールを決めたかどうかに関係なく、すでにAIアシスタントが使われています。危機というほどではありませんが、空白があるのは確かです。短い共通ルールがあれば、社員はClaudeのようなツールを安心して使えますし、管理職も「何がどこに貼り付けられているのか」と気をもまずに済みます。ここでは、多くのオフィスのチームで使える7つのルールを紹介します。言い回しは自社に合わせて調整し、趣旨はそのままに、誰でも見られる場所に置いてください。
チャットに入れてはいけないもの
ルール1：機密性の高い情報は入れない（社内規程で認められている場合を除く）
次の情報は、原則としてどのAIチャットにも貼り付けないでください。
- 顧客や同僚の個人情報（住所付きの氏名、各種番号、健康や給与に関する情報）
- パスワード、アクセスコード、各種キー
- 未公表の決算や財務情報
- 秘密保持契約の対象となるもの、または社外秘とされているもの
例外は、会社がまさにその用途のためにプランを選び、かつ書面の規程で認めている場合だけです。両方がそろうまでは、これらは対象外と考えてください。役に立つ習慣があります。貼り付ける前に「この文章をそのまま社外の委託先に送っても平気か」と自問することです。答えがノーなら外すか、「顧客A」「金額X」のように置き換えましょう。匿名化した内容でも、アシスタントはたいてい同じように役に立ちます。
正しいアカウントと設定の確認
ルール2：仕事には会社のツールを使い、個人アカウントは使わない
会社のアカウント、または組織が承認したツールを使い、自分で登録した個人アカウントは使わないでください。会社のアカウントなら管理や確認ができ、退職時には停止できます。個人アカウントではそれができず、そこで何が共有されたかを会社は把握できません。
ルール3：利用中のプランのデータとプライバシー設定を読む
同じ提供元でも、プランによってデータの扱いが異なることがあります。チームの誰か、できればアカウントの管理者が、実際に使っているプランについて提供元自身のプライバシー設定と利用規約を読み、会話の保存や利用についてどう書かれているかを一、二文でまとめておきましょう。同僚の伝聞やブログ記事（この記事も含めて）をうのみにしないでください。設定は変わることがあるので、更新やプラン変更のたびに確認し直します。あわせて、法務の担当者に個人情報保護法などの国内法が自社にどう関わるかを確認しておくと安心です。
結果の責任は人が持つ
ルール4：事実、数字、名前はすべて人が確認する
AIアシスタントは下書き、要約、構成の整理が得意です。一方で、自信満々に間違えることもあります。もっともらしいのに誤っている数字、一文字違う名前、存在しない規則などです。チームの外に出す前に、必ず人が読み、事実、数字、名前を一つひとつ元の資料と照らし合わせてください。最初の下書きを誰が、あるいは何が書いたかに関係なく、送った人が責任を持ちます。
ルール5：大事な場面ではAIを使ったことを伝える
社内メールに一つずつ表示する必要はありません。ただし、顧客向けの報告書、公式な文書、対外的な発表、法的な意味を持つ書類など、信頼が問われる場面では、AIで下書きを作り人が確認したことを率直に伝えましょう。どこで線を引くかはチームで決めておき、各自が迷わないようにします。
ルール6：人に関する判断をAIに任せない
採用、解雇、昇進、評価、処分を、アシスタントに単独で決めさせてはいけません。メモの整理、評価シートのたたき台作り、長い資料の要約などには役立ちます。判断と決定は、理由を説明でき、その責任を負える人が行います。
守りやすいルールにする
ルール7：共有リストを一つ、相談相手を一人、定期的な見直し
ルールは見つけられなければ意味がありません。次の3点をまとめた短い共有ページを用意しましょう。
- 使ってよい用途： たとえばメールの下書き、会議メモの要約、文章をわかりやすく書き直すこと、報告書の初稿づくり。
- 使ってはいけない用途： ルール1に挙げたもの、および自分たちの業務に特有のもの。
- 相談先： 「これは貼り付けて大丈夫か」といった疑問に答える担当者を一人、名前で決めておく。
そのうえで、数か月ごとにルールを見直す日をカレンダーに入れておきます。ツールは変わり、チームは何がうまくいくかを学び、新しい疑問も出てきます。見直されるルールは役に立ち続けますが、一度書いて忘れられたルールは、やがて守られなくなります。
特定の職種ではどうなるのかを知りたい方は、Claudeが経理担当者のためにできることの記事で、これらの制約を踏まえた日常業務の例を紹介しています。
そのまま使えるチェックリスト
- 顧客の個人情報、パスワード、未公表の財務情報、秘密保持の対象となる資料はチャットに入れない（プランと書面の規程で認められている場合を除く）。
- 会社のアカウントまたは承認済みのツールだけを使う。
- 利用中のプランのプライバシー設定と規約を読み、要点を記録している。
- チームの外に出す前に、事実、数字、名前をすべて人が確認する。
- 顧客向けや公式な文書では、AIを使ったことを伝える。
- 人に関する判断をAIだけに任せない。
- 使ってよい用途の共有リストと、相談先の担当者がいる。
- 数か月ごとにこのルールを見直す。
自分の仕事のどこにAIが役立つか、まだはっきりしない方は、短い診断クイズに答えて、あなたの職種に合わせた個人プランを受け取ってください。