Қызметкерлерге арналған ЖИ-ді қауіпсіз қолдану ережелері

Көп командада ЖИ-көмекшілерді әлдеқашан қолданып жүр, оның тәртібін біреу жазып қойды ма, жоқ па, оған қарамастан. Бұл апат емес, бірақ олқылық. Қысқа ортақ ережелер қызметкерлерге Claude сияқты құралдармен алаңсыз жұмыс істеуге мүмкіндік береді, ал басшылар нені қайда қойып жатқанын ойлап мазасызданбайды. Төменде көптеген кеңсе командаларына сай келетін жеті ереже берілген. Тұжырымдарын компанияңызға бейімдеңіз, мәнін сақтаңыз және бәрі оңай табатын жерге орналастырыңыз.

Чатқа ешқашан енбейтін нәрселер

1-ереже. Құпия деректер енгізілмейді, егер саясат басқасын рұқсат етпесе

Кейбір ақпаратты әдепкі бойынша ешбір ЖИ-чатқа қоюға болмайды:

• клиенттер мен әріптестердің дербес деректері (мекенжайымен бірге аты-жөні, құжат нөмірлері, денсаулық не жалақы туралы мәліметтер)
• кез келген құпиясөздер, кіру кодтары мен кілттер
• әлі жарияланбаған қаржылық нәтижелер
• жарияламау туралы келісімге жататын немесе құпия деп белгіленген кез келген нәрсе

Жалғыз ерекшелік: компания дәл осындай мақсатқа арналған тарифті таңдаған және жазбаша саясат оған рұқсат береді. Екі шарт та орындалмайынша, бұл санаттарға тыйым салынады. Пайдалы әдет: мәтінді қоймас бұрын өзіңізден сұраңыз, осы мәтінді сыртқы мердігерге дәл осы күйінде жіберуге қысылмас па едіңіз? Егер жоқ болса, оны алып тастаңыз немесе нақты мәліметтерді «А клиенті», «Х сомасы» сияқты шартты белгілермен ауыстырыңыз. Иесіздендірілген нұсқамен де көмекші әдетте дәл солай жақсы көмектеседі.

Дұрыс аккаунт және оның баптаулары

2-ереже. Жұмыс тапсырмалары жұмыс құралдарында орындалады

Өзіңіз ашқан жеке аккаунтты емес, компания аккаунтын немесе ұйым мақұлдаған құралды пайдаланыңыз. Корпоративтік аккаунтты басқаруға, тексеруге және қызметкер кеткенде жабуға болады. Жеке аккаунтпен мұның бірі де мүмкін емес, әрі компания ол арқылы не бөлісілгенін көрмейді.

3-ереже. Тарифіңіздің деректер мен құпиялылық баптауларын оқыңыз

Бір жеткізушінің әртүрлі тарифтері деректеріңізді әртүрлі өңдеуі мүмкін. Командадағы бір адам, ең дұрысы аккаунт иесі, нақты пайдаланып отырған тарифке қатысты жеткізушінің өз құпиялылық баптаулары мен шарттарын оқып, онда хат алмасуды сақтау мен пайдалану туралы не айтылғанын бір-екі сөйлеммен жазып қоюы керек. Әріптестің естігеніне немесе блогтағы мақалаға, оның ішінде осы мақалаға да, сүйенбеңіз. Баптаулар өзгереді, сондықтан тарифті ұзартқанда не ауыстырғанда қайта тексеріңіз. Сондай-ақ заң мәселелеріне жауапты адамнан дербес деректер туралы жергілікті заңның сіздің жағдайыңызға қалай қолданылатынын сұрап алған жөн.

Нәтижеге адам жауап береді

4-ереже. Әр дерек, сан мен есімді адам тексереді

ЖИ-көмекшілер жоба жазуды, қысқаша мазмұн дайындауды және мәтінді қайта құрылымдауды жақсы атқарады. Бірақ олар сенімді түрде қателесуі де мүмкін: сан шындыққа ұқсайды, бірақ қате, есім сәл басқаша жазылған, сілтеме жасалған ереже мүлде жоқ. Бірдеңе команданың сыртына шықпас бұрын, оны адам оқып, әр дерек, сан мен есімді дереккөзбен салыстырады. Алғашқы жобаны кім немесе не жазғанына қарамастан, жіберген адам жауап береді.

5-ереже. Маңызды жерде ЖИ көмектескенін айтыңыз

Әрбір ішкі хатқа белгі қоюдың қажеті жоқ. Бірақ сенім маңызды жерде, мысалы клиенттерге арналған есептерде, ресми хаттарда, көпшілікке арналған мәлімдемелерде немесе заңдық маңызы бар құжаттарда, жобаның ЖИ көмегімен дайындалып, адам тексергенін ашық айтыңыз. Бұл шекара қай жерден өтетінін командамен келісіп алыңыз, сонда ешкім болжап отырмайды.

6-ереже. ЖИ адамдар туралы шешім қабылдамайды

Кімді жұмысқа алу, жұмыстан шығару, қызметін көтеру, қалай бағалау немесе жазалау туралы шешімді көмекшіге өз бетінше қабылдатпаңыз. Ол жазбаларды ретке келтіруге, құрылымды бағалау парағының жобасын жасауға немесе ұзын құжаттың қысқаша мазмұнын дайындауға көмектесе алады. Пайымдау мен шешім өз дәлелдерін түсіндіре алатын және сол үшін жауап беретін адамдарда қалады.

Орындауға оңай ережелер

7-ереже. Бір ортақ тізім, сұрақ қоятын бір адам, тұрақты қайта қарау

Ережелерді оңай табуға болғанда ғана олар жұмыс істейді. Үш бөлімнен тұратын қысқа ортақ бет жүргізіңіз:

• Рұқсат етілген қолдану: мысалы, хат жобаларын жазу, жиналыс хаттамаларының қысқаша мазмұнын жасау, мәтінді түсінікті етіп қайта жазу, есептің алғашқы нұсқасын дайындау.
• Рұқсат етілмеген қолдану: 1-ережедегі санаттар және сіздің жұмысыңызға тән кез келген нәрсе.
• Кімнен сұрау керек: «мұны қоюға бола ма?» сияқты сұрақтарға жауап беретін аты аталған бір адам.

Содан кейін күнтізбеге ережелерді бірнеше ай сайын қайта қарайтын күнді белгілеңіз. Құралдар өзгереді, команда не тиімді екенін үйренеді, жаңа сұрақтар туады. Қайта қаралып тұратын ережелер пайдалы болып қала береді. Бір рет жазылып, ұмытылған ережелерді біртіндеп ешкім ұстанбай кетеді.

Мұның нақты мамандықта қалай көрінетінін білгіңіз келсе, Claude бухгалтерлерге не істей алады деген мақаламызда күнделікті тапсырмалар осы шектеулерді ескере отырып қарастырылған.

Көшіріп алатын тізім

• Чаттарда клиенттердің дербес деректері, құпиясөздер, жарияланбаған қаржылық деректер мен құпия материалдар жоқ, егер тарифіміз бен жазбаша саясат рұқсат етпесе.
• Тек компания аккаунтын немесе мақұлданған құралды пайдаланамыз.
• Тарифіміздің құпиялылық баптаулары мен шарттарын оқып, негізгісін жазып қойдық.
• Бірдеңе команданың сыртына шықпас бұрын, әр дерек, сан мен есімді адам тексереді.
• Клиенттерге арналған және ресми құжаттарда ЖИ көмектескенін айтамыз.
• ЖИ ешқашан адамдар туралы өз бетінше шешім қабылдамайды.
• Бізде рұқсат етілген қолданудың ортақ тізімі және сұрақ қоятын адам бар.
• Бұл ережелерді бірнеше ай сайын қайта қараймыз.

ЖИ сіздің жұмысыңызда қай жерде пайдалы болатыны әлі белгісіз бе? Қысқа сауалнамадан өтіңіз де, рөліңізге сай жеке жоспар алыңыз.